Gids voor zelfstandigen

Factureren als zelfstandige in België: wat je écht nodig hebt

Je start als zelfstandige en je eerste klant wil een offerte of factuur. Welk programma heb je nodig? Het korte antwoord: minder dan je denkt. Hieronder lees je wat er écht moet, en wat je rustig aan je boekhouder kunt overlaten.

1. Wat moet er op een factuur?

Een correcte Belgische factuur bevat onder meer:

• Je naam of bedrijfsnaam, adres en ondernemingsnummer (btw-nummer)
• Naam, adres en — bij een bedrijf — het btw-nummer van je klant
• Een uniek, doorlopend factuurnummer en de factuurdatum
• Een duidelijke omschrijving van wat je leverde, met aantal en prijs
• Het btw-tarief en btw-bedrag per tarief, of de juiste vermelding als je vrijgesteld bent
• Het totaal, je rekeningnummer en de betaaltermijn

Twijfel je over jouw situatie (bijvoorbeeld de kleine ondernemingsregeling of verlegging van btw)? Vraag het even na bij je boekhouder.

2. Facturatie is niet hetzelfde als boekhouding

Veel starters kopen meteen een volledig boekhoudpakket, terwijl ze vooral offertes, facturen en een klantenlijst nodig hebben. Boekhouding — btw-aangiftes, jaarrekening, belastingen — doet je boekhouder meestal toch. Bij de meeste boekhoudprogramma's volstaat dan het gratis of goedkoopste abonnement.

3. En Peppol?

Sinds 2026 moeten facturen tussen Belgische bedrijven elektronisch verstuurd worden via Peppol, in een vast formaat (UBL). Dat betekent: je facturatietool moet zo'n bestand kunnen maken, zodat het vlot bij je klant en in je boekhouding terechtkomt.

4. Wat heb je dus echt nodig?

• Een klantenlijst met alle gegevens op één plek
• Offertes die je met één klik omzet naar een factuur
• Uren bijhouden en die meteen factureren
• Een overzicht van wat betaald is en wat nog openstaat
• Export in Peppol-formaat voor je boekhouding